Η επεξεργασία πραγματοποιείται σύμφωνα με:

• τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (GDPR – ΕΕ 2016/679)

• την ισχύουσα ελληνική νομοθεσία

• τις κατευθυντήριες οδηγίες της Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα

Υπεύθυνος Επεξεργασίας

Υπεύθυνος επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων είναι η εταιρεία The Lease Market ΙΚΕ (εφεξής «Εταιρεία»). Η υπηρεσία Fleet Iconic αποτελεί εμπορική ονομασία και δραστηριότητα της Εταιρείας και δεν συνιστά ανεξάρτητη νομική οντότητα.

Στοιχεία The Lease Market IKE
Έδρα: Aθήνα, 11147
ΑΦΜ: 802207230
ΑΡ. Γ.Ε.Μ.Η: 172115601000
email: info@theleasemarket.com

Έννομο Συμφέρον
Το έννομο συμφέρον της Εταιρείας περιλαμβάνει την ομαλή λειτουργία της πλατφόρμας, τη διαχείριση εταιρικών στόλων, την ασφάλεια των συστημάτων και την ανάπτυξη των υπηρεσιών της, υπό την προϋπόθεση ότι δεν υπερισχύουν τα δικαιώματα των υποκειμένων.

1. Ρόλος της Εταιρείας στην επεξεργασία δεδομένων

Η Εταιρεία (The Lease Market ΙΚΕ), μέσω της υπηρεσίας Fleet Iconic, ενεργεί ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας (Data Controller) για τα προσωπικά δεδομένα που συλλέγονται στο πλαίσιο παροχής των υπηρεσιών της.

1.1 Χρήση τρίτων παρόχων (Data Processor)

Για τη διαχείριση των δεδομένων πελατών, οχημάτων και λοιπών πληροφοριών, η Εταιρεία χρησιμοποιεί την πλατφόρμα Odoo, η οποία λειτουργεί ως εκτελών την επεξεργασία (data processor) για λογαριασμό της.

Η επεξεργασία πραγματοποιείται σύμφωνα με τις συμβατικές δεσμεύσεις προστασίας δεδομένων (Data Processing Agreement) που έχει συνάψει η Εταιρεία με τον πάροχο.

Τα δεδομένα που ενδέχεται να αποθηκεύονται στην πλατφόρμα περιλαμβάνουν:

• στοιχεία επικοινωνίας πελατών
• στοιχεία οχημάτων
• ιστορικό συναλλαγών
• λοιπές πληροφορίες σχετικές με την παροχή υπηρεσιών leasing”

1.2 Διαβίβαση εκτός ΕΕ
Σε περίπτωση διαβίβασης δεδομένων εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου, η Εταιρεία διασφαλίζει ότι εφαρμόζονται οι κατάλληλες εγγυήσεις, όπως οι Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες (SCCs).

2. Κατηγορίες δεδομένων που επεξεργαζόμαστε

Η εταιρεία ενδέχεται να επεξεργάζεται τις παρακάτω κατηγορίες δεδομένων:

2.1 Δεδομένα εταιρικών πελατών

• στοιχεία εταιρείας

• στοιχεία υπευθύνων στόλου

• στοιχεία επικοινωνίας

• στοιχεία τιμολόγησης

2.2 Δεδομένα οδηγών εταιρικών οχημάτων

Στο πλαίσιο διαχείρισης εταιρικών στόλων ενδέχεται να επεξεργαζόμαστε:

• ονοματεπώνυμο οδηγού

• στοιχεία επικοινωνίας

• στοιχεία εταιρικού οχήματος

• στοιχεία συμβολαίων leasing

• στοιχεία service και συντήρησης

• στοιχεία υποστήριξης οδηγών

Η Fleet Iconic δεν επεξεργάζεται ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα οδηγών.

2.3 Fleet Data (δεδομένα στόλου)

Η πλατφόρμα μπορεί να επεξεργάζεται:

• αριθμό κυκλοφορίας οχήματος

• μάρκα και μοντέλο

• στοιχεία leasing

• ημερομηνίες συμβολαίων

• στοιχεία service

• στοιχεία διαχείρισης στόλου

Τα δεδομένα αυτά σχετίζονται με εταιρικά οχήματα και όχι προσωπικά οχήματα.

2.4 Δεδομένα συνεργατών και εταιρειών leasing

Για τις συνεργαζόμενες εταιρείες leasing ενδέχεται να επεξεργαζόμαστε:

• στοιχεία εταιρείας

• στοιχεία εκπροσώπων

• στοιχεία επικοινωνίας

• εμπορικές προσφορές leasing

• πληροφορίες συνεργασίας

2.5 Δεδομένα χρήσης της ιστοσελίδας

Κατά την πλοήγηση στην ιστοσελίδα ενδέχεται να συλλέγονται:

• IP address

• cookies

• δεδομένα browser

• στατιστικά επισκεψιμότητας

Τα δεδομένα τηρούνται για τη διάρκεια της συνεργασίας και έως 5 έτη μετά τη λήξη της, εφόσον απαιτείται για φορολογικούς, νομικούς ή αποδεικτικούς σκοπούς.

3. Σκοποί επεξεργασίας

Τα δεδομένα χρησιμοποιούνται για:

• παροχή υπηρεσιών fleet management

• διαχείριση εταιρικών στόλων

• υποστήριξη οδηγών εταιρικών οχημάτων

• διαχείριση συμβολαίων leasing

• λήψη και παροχή προσφορών leasing

• επικοινωνία με συνεργάτες και πελάτες

• λειτουργία και βελτίωση της πλατφόρμας

• ασφάλεια συστημάτων

• συμμόρφωση με νομικές υποχρεώσεις

4. Νομική βάση επεξεργασίας

Η επεξεργασία βασίζεται σε:

• εκτέλεση σύμβασης

• έννομο συμφέρον

• συγκατάθεση

• νομικές υποχρεώσεις

5. Διαβίβαση δεδομένων

Τα δεδομένα ενδέχεται να κοινοποιηθούν σε:

• εταιρείες leasing

• συνεργάτες service οχημάτων

• παρόχους τεχνολογικών υπηρεσιών

• cloud providers

• λογιστές ή νομικούς συμβούλους

• δημόσιες αρχές όπου απαιτείται

Οι συνεργάτες δεσμεύονται με συμβάσεις προστασίας δεδομένων.

6. Διεθνείς μεταφορές δεδομένων

Σε περίπτωση μεταφοράς δεδομένων εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου, λαμβάνονται τα απαραίτητα μέτρα προστασίας σύμφωνα με τον GDPR.

7. Χρόνος διατήρησης

Τα δεδομένα διατηρούνται μόνο για όσο απαιτείται για:

• παροχή υπηρεσιών

• διάρκεια συνεργασίας

• νομικές υποχρεώσεις

Μετά την περίοδο αυτή τα δεδομένα διαγράφονται ή ανωνυμοποιούνται.

8. Ασφάλεια δεδομένων

Η εταιρεία εφαρμόζει κατάλληλα μέτρα ασφαλείας όπως:

• encryption

• περιορισμένη πρόσβαση

• ασφαλείς servers

• εσωτερικές πολιτικές ασφάλειας

8.1 Παραβίαση Δεδομένων
Σε περίπτωση παραβίασης προσωπικών δεδομένων, η Εταιρεία λαμβάνει τα απαραίτητα μέτρα και, εφόσον απαιτείται, ενημερώνει τα αρμόδια όργανα και τα υποκείμενα σύμφωνα με τον GDPR.

9. Δικαιώματα υποκειμένων δεδομένων

Τα υποκείμενα των δεδομένων έχουν δικαίωμα:

• πρόσβασης

• διόρθωσης

• διαγραφής

• περιορισμού επεξεργασίας

• φορητότητας

• εναντίωσης

Οι χρήστες έχουν επίσης δικαίωμα καταγγελίας στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.

10. Cookies

Η ιστοσελίδα χρησιμοποιεί cookies για:

• λειτουργία της ιστοσελίδας

• analytics

• βελτίωση εμπειρίας χρήστη

Οι χρήστες μπορούν να διαχειρίζονται τα cookies μέσω του browser τους.

11. Τροποποιήσεις της πολιτικής

Η εταιρεία μπορεί να τροποποιεί την παρούσα Πολιτική Απορρήτου. Η τελευταία έκδοση θα δημοσιεύεται στην ιστοσελίδα.

12. Επικοινωνία για GDPR
Για θέματα που αφορούν την προστασία προσωπικών δεδομένων, μπορείτε να επικοινωνείτε με την Εταιρεία στο info@fleeticonic.com

13. Τρόπος Άσκησης Δικαιωμάτων
Τα αιτήματα μπορούν να υποβάλλονται στο email info@fleticonic.com, και θα εξετάζονται εντός ενός (1) μηνός

DATA PROCESSING AGREEMENT (DPA)

Το παρόν Data Processing Agreement ("Συμφωνία Επεξεργασίας Δεδομένων") αποτελεί μέρος της συμφωνίας παροχής υπηρεσιών μεταξύ της The Lease Market ΙΚΕ, η οποία λειτουργεί μέσω της υπηρεσίας Fleet Iconic (εφεξής “Processor”). Η Fleet Iconic αποτελεί εμπορική ονομασία της The Lease Market ΙΚΕ και δεν συνιστά ανεξάρτητη νομική οντότητα.

Η παρούσα συμφωνία διέπεται από τον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/679 – GDPR.

1. Αντικείμενο της Συμφωνίας

Η The Lease Market ΙΚΕ, μέσω της υπηρεσίας Fleet Iconic παρέχει υπηρεσίες fleet management και διαχείρισης εταιρικών στόλων οχημάτων μέσω ψηφιακής πλατφόρμας και σχετικών υπηρεσιών υποστήριξης. Για την παροχή των υπηρεσιών αυτών, η εταιρεία ενδέχεται να επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα για λογαριασμό του Controller.

2. Ρόλοι των μερών

Για τους σκοπούς του GDPR:

• Ο Controller είναι η εταιρεία που διαθέτει τον εταιρικό στόλο και τα δεδομένα των οδηγών.

• Η The Lease Market ΙΚΕ, μέσω της υπηρεσίας Fleet Iconic, ενεργεί ως Data Processor αποκλειστικά για τα δεδομένα που διαχειρίζεται για λογαριασμό των εταιρικών πελατών της.

• Για τυχόν δεδομένα που συλλέγονται απευθείας από την Εταιρεία (π.χ. εμπορική επικοινωνία, στοιχεία συνεργασίας), η Εταιρεία ενεργεί ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας (Data Controller).

3. Κατηγορίες δεδομένων

Τα δεδομένα που ενδέχεται να επεξεργάζεται η εταιρεία περιλαμβάνουν:

Δεδομένα οδηγών

• ονοματεπώνυμο

• στοιχεία επικοινωνίας

• στοιχεία εταιρικού οχήματος

• πληροφορίες εξυπηρέτησης οδηγού

Δεδομένα στόλου (Fleet Data)

• αριθμός κυκλοφορίας

• μάρκα και μοντέλο

• στοιχεία leasing

• συμβόλαια οχημάτων

• ημερομηνίες service

• πληροφορίες διαχείρισης στόλου

Δεδομένα εταιρικών επαφών

• στοιχεία υπευθύνων στόλου

• στοιχεία επικοινωνίας

• στοιχεία συνεργασίας

Τα δεδομένα αφορούν κατά κύριο λόγο επαγγελματική χρήση και σχετίζονται με εταιρικά οχήματα και δραστηριότητες.

4. Σκοποί επεξεργασίας

Η εταιρεία επεξεργάζεται τα δεδομένα αποκλειστικά για:

• διαχείριση εταιρικών στόλων

• επικοινωνία με εταιρείες leasing

• λήψη και παρουσίαση προσφορών leasing

• υποστήριξη οδηγών

• διαχείριση service και συντήρησης

• λειτουργία της fleet management πλατφόρμας

Η επεξεργασία πραγματοποιείται αποκλειστικά σύμφωνα με τις τεκμηριωμένες οδηγίες του Controller.

5. Διάρκεια επεξεργασίας

Η επεξεργασία πραγματοποιείται για όσο διάστημα διαρκεί η συνεργασία μεταξύ των μερών ή όσο απαιτείται για την παροχή των υπηρεσιών. Με τη λήξη της συνεργασίας, τα δεδομένα επιστρέφονται ή διαγράφονται, εκτός αν απαιτείται διαφορετικά από τον νόμο, συμπεριλαμβανομένης της περιόδου που απαιτείται για συμμόρφωση με νομικές ή κανονιστικές υποχρεώσεις.

6. Υποχρεώσεις της εταιρείας (Processor)

Η εταιρεία δεσμεύεται να:

• επεξεργάζεται δεδομένα μόνο σύμφωνα με τις οδηγίες του Controller

• διασφαλίζει την εμπιστευτικότητα των δεδομένων

• εφαρμόζει κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ασφάλειας

• επιτρέπει ελέγχους συμμόρφωσης όπου απαιτείται

• ενημερώνει τον Controller σε περίπτωση παραβίασης δεδομένων

• διασφαλίζει ότι το προσωπικό που έχει πρόσβαση στα δεδομένα δεσμεύεται από υποχρέωση εμπιστευτικότητας
• συνδράμει τον Controller στη συμμόρφωση με τις υποχρεώσεις του βάσει GDPR (π.χ. DPIA, ασφάλεια)

7. Υποεπεξεργαστές (Subprocessors)

Η εταιρεία μπορεί να χρησιμοποιεί τρίτους παρόχους για την παροχή υπηρεσιών, όπως:

• cloud hosting providers

• τεχνική υποστήριξη πλατφόρμας

• υπηρεσίες IT

Οι υποεπεξεργαστές δεσμεύονται με συμβάσεις προστασίας δεδομένων. Η εταιρεία χρησιμοποιεί ως βασικό υποεπεξεργαστή την πλατφόρμα Odoo για τη διαχείριση των δεδομένων. Ο Processor διασφαλίζει ότι κάθε υποεπεξεργαστής δεσμεύεται από ισοδύναμες υποχρεώσεις προστασίας δεδομένων. Ο Controller ενημερώνεται για τυχόν αλλαγές υποεπεξεργαστών.

8. Ασφάλεια δεδομένων

Η Fleet Iconic εφαρμόζει μέτρα ασφαλείας, λαμβάνοντας υπόψη τη φύση των δεδομένων και τον κίνδυνο για τα δικαιώματα των υποκειμένων, όπως:

• encryption δεδομένων

• έλεγχο πρόσβασης

• ασφαλείς υποδομές cloud

• πολιτικές ασφάλειας πληροφοριών

9. Παραβίαση δεδομένων (Data Breach)

Σε περίπτωση παραβίασης προσωπικών δεδομένων, η εταιρεία θα ενημερώσει τον Controller χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και, όπου είναι δυνατόν, εντός 72 ωρών και θα συνεργαστεί για τη διαχείριση του περιστατικού.

10. Δικαιώματα υποκειμένων δεδομένων

Η Fleet Iconic θα βοηθά τον Controller στην ανταπόκριση σε αιτήματα, στον βαθμό που αυτό είναι τεχνικά εφικτό και κατόπιν οδηγιών του Controller, σχετικά με:

• πρόσβαση

• διόρθωση

• διαγραφή

• φορητότητα

• περιορισμό επεξεργασίας

11. Διεθνείς μεταφορές δεδομένων

Οποιαδήποτε μεταφορά δεδομένων εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου θα πραγματοποιείται μόνο σύμφωνα με τις απαιτήσεις του GDPR, συμπεριλαμβανομένης της χρήσης Τυποποιημένων Συμβατικών Ρητρών (Standard Contractual Clauses)

12. Διαγραφή δεδομένων

Με τη λήξη της συνεργασίας κατόπιν επιλογής του Controller, η εταιρεία θα:

• διαγράψει τα δεδομένα ή

• επιστρέψει τα δεδομένα στον Controller

εκτός εάν η διατήρηση απαιτείται από τον νόμο.

13. Εφαρμοστέο δίκαιο

Η παρούσα συμφωνία διέπεται από το Ελληνικό δίκαιο και τον GDPR.

14. Δικαιώματα ελέγχου (Audit Rights)

Ο Controller διατηρεί το δικαίωμα να διενεργεί ελέγχους συμμόρφωσης, κατόπιν εύλογης ειδοποίησης και χωρίς να διαταράσσεται η λειτουργία του Processor.